De uitbating van de cafetaria in het gemeenschapscentrum De Wouwer zal vanaf 1 september 2024 opnieuw in concessie geven worden voor een periode van 9 jaar.
Er werd een ontwerp van concessieovereenkomst opgemaakt.
De uitbating van de cafetaria in het gemeenschapscentrum De Wouwer wordt in concessie gegeven voor een periode van 9 jaar, vanaf 1 september 2024.
De concessie wordt toegewezen na een openbare oproep tot mededinging en op basis van de ingediende inschrijvingen.
De inschrijvingen moeten ingediend worden op een door de gemeente ter beschikking gesteld inschrijvingsformulier.
De uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen is woensdag 15 mei 2024 om 11.00 uur.
De inschrijvingen moeten worden ingediend in een definitief gesloten omslag, waarop zijn vermeld:
De inschrijvingen kunnen ofwel afgegeven worden ofwel per post als aangetekend stuk toegezonden worden aan het college van burgemeester en schepenen, Gemeentelaan 60, 2381 Ravels.
Bij indiening over de post wordt de gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag waarop eveneens het opschrift ‘Inschrijving uitbating cafetaria gemeenschapscentrum De Wouwer’ wordt vermeld.
Een te laat toegekomen inschrijving wordt nog in aanmerking genomen voor zover de inschrijving ten laatste vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen bij de post als aangetekende zending is afgegeven.
De inschrijvers blijven gebonden aan hun inschrijving gedurende 90 kalenderdagen ingaande op de dag na de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen.
Bij de toewijzing zal rekening gehouden worden met de volgende gunningscriteria:
Bij de beoordeling van het businessplan zal rekening gehouden worden met de aandacht van de inschrijver voor lokale producten, korte keten, duurzaamheid, ...
De inschrijver dient bij zijn inschrijving de nodige documenten te voegen ten einde een evaluatie van de gunningscriteria mogelijk te maken.
De inschrijver dient een minimumbieding uit te brengen van 1 500,00 Euro per maand (vrij van BTW).
Biedingen lager dan deze minimumbedragen worden als onbestaande beschouwd.
De concessievergoeding is vooraf en per maand betaalbaar, voor de eerste keer op 1 september 2024.
Het college van burgemeester en schepenen heeft het recht om geen gevolg te geven aan de ingediende inschrijvingen en een nieuwe oproep tot mededinging te organiseren.
Met de aan te stellen concessiehouder zal de volgende overeenkomst afgesloten worden:
Tussen de ondergetekenden:
- de gemeente Ravels, vertegenwoordigd door de heer Walter Luyten, burgemeester, en mevrouw Chris Bax, algemeen directeur, enerzijds;
en:
- …, vertegenwoordigd door … (concessiehouder), anderzijds;
wordt de volgende overeenkomst afgesloten in verband met de concessie van de uitbating van de cafetaria in het gemeenschapscentrum De Wouwer, Kloosterstraat 4, 2380 Ravels:
Artikel l
De gemeente Ravels geeft in concessie: de levering van gerechten, eetwaren en dranken in de cafetaria van het gemeenschapscentrum De Wouwer, Kloosterstraat 4, 2380 Ravels.
Artikel 2
Volgende lokalen worden ter beschikking gesteld van de concessiehouder: de cafetaria met bijhorende lokalen, zoals aangeduid op het bijgevoegde plan.
Het sanitair, gelegen tussen de tentoonstellingsruimte en de keuken, is niet in de concessie inbegrepen, maar staat ter beschikking van de gebruikers van de cafetaria, ook wanneer het gemeenschapscentrum gesloten is.
Het meter-/stooklokaal en het sas ervoor behoren eveneens niet tot de concessie en mogen om redenen van brandveiligheid en bereikbaarheid dus zeker niet gebruikt worden voor de opslag van materialen e.d..
Bij de opstelling van het meubilair en de uitbating van het terras dient er rekening mee gehouden te worden dat in ieder geval op elk ogenblik voldoende ruimte moet gelaten worden voor:
Dit betekent dat het terras in geen geval de grenzen van het gearceerde gedeelte op het bijgevoegde plan mag overschrijden.
De nodige omgevingsvergunning voor het plaatsen van het terras dient door de concessionaris zelf aangevraagd te worden.
Artikel 3
Vόόr de ingebruikname zal op tegensprekelijke wijze een plaatsbeschrijving opgesteld worden. In deze plaatsbeschrijving zullen tevens een inventaris en een beschrijving worden opgenomen van de inrichting en de ter beschikking gestelde apparaten.
Artikel 4
De concessiehouder mag geen enkel veranderingswerk (ook niet verplicht in functie van FAVV) aan de geconcedeerde lokalen uitvoeren, noch de bestemming ervan wijzigen, zonder de toestemming van het bestuur.
Hij mag geen wijziging aanbrengen aan de inrichting en de apparaten zonder de instemming van het bestuur.
Artikel 5
De concessiehouder is verplicht persoonlijk voor de uitbating in te staan en het is hem verboden de uitbating geheel of gedeeltelijk en in welke vorm ook aan derden toe te vertrouwen, over te dragen of af te staan.
Het is hem echter toegelaten een gerant aan te duiden, staande onder zijn gezag. In dit geval moet het bestuur zijn instemming betuigen met de aanduiding van de persoon die met de uitbating zal belast worden. Deze instemming kan tijdens de duur van de concessie ingetrokken worden. Dergelijk besluit zal aan de concessiehouder bij aangetekende brief meegedeeld worden. De concessiehouder zal in dat geval binnen de twee maanden een nieuwe gerant moeten voorstellen.
Het is de concessiehouder of de gerant toegelaten personeel in dienst te nemen. Het gemeentebestuur kan zich verzetten tegen de aanwerving of het verder in dienst houden van personeelsleden die wegens onvoldoende vakbekwaamheid, hun houding jegens de bezoekers van het gemeenschapscentrum of op morele gronden niet de vereiste waarborgen bieden.
Het personeel dient vriendelijk, voorkomend en Nederlandstalig te zijn.
De concessiehouder moet ervoor zorgen dat zijn personeel steeds in voldoende aantal aanwezig is, teneinde de dienst in alle gevallen naar behoren te kunnen verzekeren. Hij waakt erover dat zijn personeel of aangestelde zich waardig gedragen. Hij is verantwoordelijk voor de overtredingen van zijn personeel of aangestelde. Hij of de aangestelde zijn niet gerechtigd, zelfs niet occasioneel, beroep te doen op personeel van de gemeente voor enige activiteit i.v.m. de uitbating en de dienst van de cafetaria.
Artikel 6
De concessiehouder heeft het monopolie op de uitbating van de geconcedeerde lokalen.
De aangerekende prijzen zullen overeenkomen met de gangbare normen te Ravels. De lijst van deze prijzen, BTW en bediening inbegrepen, zal op duidelijke wijze bekendgemaakt worden.
De concessiehouder verbindt er zich toe om minstens 1 fairtrade product in zijn aanbod op te nemen.
Artikel 7
De concessiehouder heeft niet het exclusief recht van bediening van dranken, eetwaren en maaltijden in de niet-geconcedeerde lokalen. Dit met uitzondering van de podiumzaal en aanhorende keuken (zie artikel 8)
Het is de concessiehouder enkel op uitdrukkelijk verzoek van de gebruikers toegestaan om buiten de hem ter beschikking gestelde lokalen de bediening van dranken, eetwaren en maaltijden te verzorgen. De prijzen worden in onderling overleg vastgesteld.
Artikel 8
De levering van dranken voor consumptie in de podiumzaal en aanhorende keuken van het gemeenschapscentrum zal steeds door de concessiehouder gebeuren. Het betreft een exclusiviteitscontract voor de levering van dranken en snoepgoed met uitzondering van wijn en koffie.
Voor de levering van deze dranken mogen de aangerekende prijzen niet meer bedragen dan de officiële aankoopprijs, verhoogd met 11%.
Voor de bediening van dranken in de podiumzaal en aanhorende keuken van het gemeenschapscentrum:
Gebroken of beschadigde materialen worden aan de gebruikers aangerekend tegen aankoopprijs.
Artikel 9
De concessie wordt toegestaan voor een termijn van negen jaar en gaat in op 1 september 2024.
Artikel 10
De concessievergoeding bedraagt …………………EUR per maand (vrij van BTW).
De concessievergoeding is vooraf en per maand betaalbaar.
De concessievergoeding zal telkens op 1 september geïndexeerd worden (voor de eerste maal op 1 september 2025), als volgt:
nieuwe vergoeding = basisvergoeding x nieuwe index / basisindex, waarbij:
Artikel 11
De concessiehouder is verplicht alle materialen, nodig voor een perfecte uitbating van de cafetaria, te leveren en in de geconcedeerde lokalen te plaatsen.
Artikel 12
Bij het einde of bij voortijdige beëindiging van de concessie, dient de concessiehouder de lokalen, inrichting en andere roerende goederen, eigendom van de gemeente, in uitstekende staat over te dragen; daartoe zal een tegensprekelijke plaatsbeschrijving worden opgemaakt.
Gedurende drie maanden vóór het einde van de concessie zullen de lokalen gedurende 3 dagen per week, telkens van 14.00 uur tot 16.00 uur, kunnen bezocht worden door kandidaat-uitbaters (telkens vergezeld door een gemeentelijke aangestelde).
Artikel 13
Buiten de concessievergoeding vallen eveneens ten laste van de concessiehouder:
Artikel 14
De concessiehouder zal voor zichzelf en zijn aangestelde een verzekering afsluiten tot dekking van alle risico's inzake burgerlijke aansprakelijkheid, brandgevaar in de geconcedeerde lokalen, verhaal van buren en derden, alsmede arbeidsongevallen. Hij zal een afschrift van de verzekeringspolis binnen de 14 dagen na de toewijzing van de concessie aan de gemeente overmaken.
Indien de concessiehouder in gebreke blijft, is de gemeente gerechtigd zelf een polis op naam en op kosten van de concessiehouder af te sluiten.
Artikel 15
Tot waarborg van zijn verplichtingen zal de concessiehouder binnen de 14 dagen na de toewijzing van de concessie een bedrag gelijk aan één vierde van de jaarlijkse concessievergoeding onder de vorm van een bankwaarborg ter beschikking stellen.
Wanneer de concessiehouder zijn verplichtingen niet nakomt, kan de gemeente de verschuldigde bedragen, intresten enz. op de waarborgsom verhalen. De gemeente zal dit bij aangetekende brief meedelen aan de concessiehouder, die binnen de 14 dagen na de betekening de waarborgsom opnieuw moet samenstellen.
Artikel 16
Er wordt door de partijen uitdrukkelijk erkend dat de bovenvermelde lokalen in concessie werden gegeven en dat de wet op de handelshuurovereenkomsten in geen geval van toepassing is. De concessiehouder kan zich in geen enkel geval beroepen op om het even welk handelsfonds, dat uitsluitend aan de gemeente toebehoort.
Artikel 17
De gemeente behoudt zich het recht voor om veranderingswerken aan de geconcedeerde lokalen uit te voeren, indien dit noodzakelijk mocht blijken. De gemeente voorziet hiervoor een billijke schadevergoeding evenredig aan de geleden schade.
Artikel 18
Indien de gemeente omwille van hogere wetgeving of de openbare orde verplicht is de toegang tot het gemeenschapscentrum te verbieden, zal de concessiehouder slechts recht hebben op schadevergoeding, indien de sluiting ononderbroken meer dan 2 weken duurt.
Artikel 19
Geen emblemen, versieringen, prenten e.d. met een politiek karakter, of die strijdig zijn met de openbare orde of goede zeden mogen worden uitgehangen.
Artikel 20
Het is de concessiehouder, zijn gerant en zijn personeel verboden om het even welke handel uit te oefenen in de lokalen van het gemeenschapscentrum, behalve deze die voorzien zijn in onderhavige concessieovereenkomst.
Bereiding van gerechten die geleverd worden buiten het gemeenschapscentrum, is niet toegestaan.
Het plaatsen van kansspelautomaten in de geconcedeerde lokalen is niet toegelaten. Het plaatsen van caféspelen e.d. in de geconcedeerde lokalen is onderworpen aan voorafgaande goedkeuring van het gemeentebestuur.
Geluidsinstallaties in de geconcedeerde lokalen mogen niet hinderlijk zijn voor de gebruikers van de cafetaria en voor de andere gebruikers van niet-geconcedeerde lokalen van het gemeenschapscentrum.
De concessiehouder is verplicht alle wetten en reglementen die betrekking hebben op zijn exploitatie, stipt na te leven.
Artikel 21
De concessiehouder is ertoe verbonden de geconcedeerde lokalen, hun toebehoren, alsook het volledige bedrijfsmateriaal in goede en zindelijke staat te behouden, aan te wenden en te gebruiken volgens de regels van de kunst en met inachtname van de veiligheid van het publiek en de goede gang van uitbating.
Het reinigen van de in uitbating gegeven lokalen valt volledig ten laste van de concessiehouder.
Het sanitair zal onderhouden worden:
Artikel 22
De uitbating van de cafetaria dient te geschieden overeenkomstig de aard en de bestemming van het gemeenschapscentrum en de concessiehouder moet zich stipt gedragen naar de richtlijnen die hem vóór of tijdens de uitbating door het gemeentebestuur worden verstrekt. Hij is er tevens toe gehouden het gebruikersreglement van het gemeenschapscentrum te eerbiedigen en te doen eerbiedigen.
Hij is ertoe gehouden aan de concessieverlener de onregelmatigheden mee te delen waarvan hij in kennis zou worden gesteld. Waar dit mogelijk is, is hij er ook toe gehouden aan het voorkomen en beteugelen van onregelmatigheden mee te werken.
De maaltijden, eetwaren en dranken dienen van goede kwaliteit te zijn. Het gemeentebestuur is gerechtigd te dien einde de nodige controlemaatregelen te nemen.
De lokalen, meubelen en materialen dienen steeds in perfecte toestand te verkeren.
De geconcedeerde lokalen en de onmiddellijke omgeving van de inrichting moeten steeds onberispelijk proper gehouden worden.
De concessiehouder is verantwoordelijk voor de goede naam en standing van de uitbating.
De exploitatie van de cafetaria dient steeds te geschieden met inachtname van de normen van openbare orde en goede zeden.
In alle geconcedeerde lokalen geldt een absoluut rookverbod.
Artikel 23
Feesten, banketten of andere vormen van privaat gebruik van de geconcedeerde lokalen zijn niet toegestaan.
Het gemeentebestuur kan uitzonderingen op bovenstaande bepalingen van dit artikel toestaan (uitvaarten, belangrijke jubilea …).
Uitbreiding van de verbruiksruimte van de cafetaria is toegestaan, mits voorafgaandelijke toelating van een gemeentelijke verantwoordelijke.
De cafetaria moet principieel steeds openstaan voor alle publiek.
Het is de concessiehouder toegelaten, één uur na de sluiting van het gemeenschapscentrum de cafetaria te sluiten.
De openingsuren mogen in geen geval strijdig zijn met het gemeentelijk
politiereglement op de sluitingsuren der drankgelegenheden.
De exploitatie wordt verzekerd voor de ganse duur van het jaar.
Hiervan mag afgeweken worden voor het jaarlijkse verlof en de wekelijkse rustdag, hierbij mag de wekelijkse rustdag wel niet vallen op een vrijdag, zaterdag of zondag.
De openingsuren, de wekelijkse sluitingsdag en het jaarlijks verlof zullen in samenspraak met het gemeentebestuur worden vastgesteld. De vaste sluitingsuren of –dagen worden permanent geafficheerd. Toevallige sluitingsuren of –dagen worden, indien mogelijk, 8 dagen van tevoren in de cafetaria uitgehangen. Bij verantwoorde afwezigheid van de door de concessieverlener aangestelde verantwoordelijke voor het gemeenschapscentrum, moet de concessiehouder ervoor zorgen dat ’s avonds alle toegangen tot de hal goed gesloten worden. Hij zal dan ook, indien nodig, zorgen voor het doven der lichten, zowel binnen als buiten, en het uitzetten van de verwarming.
Artikel 24
Indien de concessiehouder, om welke reden ook, vóór het verstrijken van de concessietermijn, een einde stelt aan de concessie, zal de gemeente schadeloosstelling kunnen eisen ten bedrage van 6 maanden concessievergoeding.
Artikel 25
De concessiehouder is verplicht een volledige boekhouding te houden waarin alle dagelijkse uitgaven en inkomsten worden vermeld. De gemeente heeft steeds het recht deze boekhouding te laten controleren door een aangestelde.
Artikel 26
Het gemeentebestuur en zijn afgevaardigden zijn steeds gerechtigd om zich in de geconcedeerde lokalen te begeven teneinde er controle uit te oefenen op de stipte naleving van de bepalingen van deze concessie.
Het gemeentebestuur heeft het recht op de meest uitgebreide controle op elk ogenblik betreffende alle feiten en omstandigheden die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op deze uitbating.
Artikel 27
De toepasselijke regels inzake arbeidswetgeving dienen door de concessiehouder te allen tijde gerespecteerd te worden.
Artikel 28
Elke ernstige overtreding door de concessiehouder van de bepalingen van dit concessiecontract kan aanleiding geven tot het verbreken van de concessie door de gemeente, zonder enig verhaal en onverminderd het recht op schadevergoeding vanwege de gemeente.
De schadevergoeding is minstens gelijk aan 6 maanden concessievergoeding. Worden onder meer aanzien als redenen tot het verbreken van de concessie:
(deze opsomming is niet beperkend).
Artikel 29
Bij een nieuwe toewijzing van de concessie, na de huidige concessieperiode van 9 jaar, zal de concessiehouder het recht hebben een bijkomend hoger bod te doen (dat minstens 10% hoger moet liggen dan dat van de hoogste bieder bij de openbare procedure), op voorwaarde dat:
Artikel 30
Onverminderd wat bepaald is in artikel 31 van deze overeenkomst, heeft de concessiegever het recht, om in geval van overtreding van één der bepalingen van deze overeenkomst door de concessiehouder, van deze laatste een schadevergoeding te eisen, die hierbij conventioneel wordt vastgesteld op 75,00 EUR per dag per overtreding.
Artikel 31
Alle geschillen inzake deze concessie vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het rechtsgebied Turnhout.
Voor de uitvoering van deze overeenkomst kiest de gemeente woonst in het gemeentehuis van Ravels en de concessiehouder in de geconcedeerde lokalen.