2020_RMW_00038 - Participatiereglement - Vaststelling

Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing voor de gemeente en het OCMW Ravels. Alle onderstaande artikelen zijn ook van toepassing op het OCMW met dien verstande dat ‘gemeenteraad’ ook gelezen kan worden als ‘raad voor maatschappelijk welzijn’ en ‘college van burgemeester en schepenen’ als ‘vast bureau’.

• verzoekschrift: een brief of petitie gericht aan de gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn, waarin een verzoek wordt geformuleerd om iets te doen of niet te doen. Het kan om een klacht gaan of een vraag om het beleid of de reglementering van de gemeente of het OCMW te wijzigen. In ieder geval dient het verzoekschrift betrekking te hebben op de rechtstreekse bevoegdheid van het bestuur of het gemeentelijk belang.
• voorstel: een gemotiveerde nota met voorstellen of vragen over de beleidsvoering en dienstverlening van de gemeente of het OCMW, die een burger overmaakt aan het college van burgemeester en schepenen voor de gemeente en het vast bureau voor het OCMW. Hierin wordt gevraagd het voorstel te kunnen komen toelichten op de gemeenteraad respectievelijk de raad voor maatschappelijk welzijn. Een voorstel heeft betrekking op de rechtstreekse bevoegdheid van het bestuur of het gemeentelijk belang.
• volksraadpleging: het decretaal geregeld proces waarbij de gemeenteraad, op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners, een vraag met betrekking tot de gemeentelijke reglementering of het beleid voorlegt aan de bevolking van de gemeente Ravels. Persoonlijke aangelegenheden en aangelegenheden betreffende de jaarrekeningen, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, de gemeentebelastingen en de retributies kunnen niet het voorwerp zijn van een volksraadpleging.
• beleidsenquête: een niet-systematische bevraging van bepaalde doelgroepen over aspecten van het beleid van de gemeente en/of het OCMW. Een beleidsenquête gaat uit van het college van burgemeester en schepenen voor de gemeente of van het vast bureau voor het OCMW. 
• adviesraad: inspraakorgaan, al dan niet wettelijk of decretaal voorzien, dat door het gemeentebestuur wordt ingericht en dat op geregelde tijdstippen vergadert om aan het gemeentebestuur adviezen uit te brengen over een bepaald beleidsdomein. In principe zijn adviesraden samengesteld uit mensen die een specifieke ervaring of kennis hebben over een beleidsdomein. Adviesraden beschikken over statuten waarin de doelstellingen, samenstelling en werkwijze worden vastgelegd.
•  melding: een gebrek dat de burger signaleert, waarbij hij wenst dat het bestuur optreedt, zonder dat de burger (reeds) ontevreden is over het optreden van het bestuur. Een melding moet onderscheiden worden van een klacht. Wanneer er niet correct wordt ingespeeld op een melding, kan dit natuurlijk wel leiden tot een klacht van de burger.
• klacht: een duidelijke uiting van ontevredenheid, waarbij de ontevreden burger klaagt over een door het bestuur (al dan niet) verrichte handeling of prestatie. Een klacht moet betrekking hebben op een concrete handelswijze van het bestuur in een bepaalde aangelegenheid of de concrete toepassing van een bestaande regelgeving. Klachten kunnen onder meer gaan over de handelswijze van medewerkers of mandatarissen, abnormale traagheid, slechte wil, het uitblijven van een initiatief of een manifest kwaliteitsgebrek met betrekking tot het onthaal van de burger.

Verzoekschriften en meldingen

§1 – Doel en initiatiefnemer

Via een verzoekschrift of melding kan eenieder vragen aan de organen van de gemeente en de organen van het OCMW vragen om iets te doen of net niet te doen.

 §2 - Reikwijdte

Verzoekschriften en meldingen kunnen alleen betrekking hebben op zaken waarvoor de gemeente of het OCMW bevoegd is.

 §3 - Vereisten

Een verzoekschrift moet voldoen aan de volgende vereisten:

• Verzoekschriften zijn enkel ontvankelijk als ze worden ingediend via het E-loket op de website www.ravels.be of het daartoe bestemde formulier. In dit laatste geval moeten het verzoekschrift schriftelijk ingediend worden bij de gemeenteraad voor de gemeente (gemeentebestuur Ravels, Gemeentelaan 60, 2381 Ravels) of bij de raad voor maatschappelijk welzijn voor het OCMW (OCMW Ravels, Gemeentelaan 60, 2381 Ravels).
• Indien verzoekschriften schriftelijk ingediend worden moeten ze (digitaal) ondertekend zijn. 

§4 – Indiening

Meldingen en verzoekschriften kunnen ingediend worden via een van de onderstaande mogelijkheden:

• via het digitaal loket van de website
• via het e-mailadres info@ravels.be
• schriftelijk via de meldingskaart
• persoonlijk of telefonisch aan een medewerker.

§5 - Behandeling

Het college van burgemeester en schepenen bespreekt wekelijks alle verzoekschriften en meldingen beslist wat er met de melding of het verzoekschrift moet gebeuren waarna het secretariaat binnen de termijn van 14 dagen na de melding of het verzoekschrift een antwoord zal bezorgen aan de melder met de beschrijving van de oplossing en de periode waarin deze oplossing zal worden uitgevoerd.

Voor andere meldingen en verzoekschriften wordt gericht doorverwezen naar de bevoegde instantie.

Van alle meldingen en verzoekschriften wordt de oorspronkelijke melding, de historiek en het antwoord geregistreerd.

Als het onderwerp van de melding of het verzoekschrift een bevoegdheid van de gemeenteraad betreft, kan het college de ingediende melding of het verzoekschrift met een uitdrukkelijke beslissing doorverwijzen naar de gemeenteraad.

Voorstellen van burgers

§1 - Doel en initiatiefnemer

Een voorstel van de burger bevat een duidelijk omschreven verzoek of vraag aan de gemeenteraad. Hij wordt eventueel vergezeld van stukken die de gemeenteraad kunnen voorlichten.

 §2 - Reikwijdte

Voorstellen van burgers kunnen alleen betrekking hebben op zaken waarvoor de gemeente of het OCMW bevoegd is.

 §3 - Vereisten

Een voorstel van de burger bevat:

• naam, voornaam, woonplaats en geboortedatum van minimaal één initiatiefnemer, die tevens inwoner van de gemeente is en bijhorende handtekening(en)
• een postadres of e-mailadres van de initiatiefnemer(s)
• de namen, voornamen, woonplaats en geboortedatum van tenminste 200 inwoners die dit voorstel ondersteunen en bijhorende handtekeningen

De initiatiefnemer(s) en ondertekenaars dienen inwoner te zijn van de gemeente en 16 jaar of ouder te zijn.

Voorstellen van burgers worden schriftelijk met aangetekende brief ingediend bij het college van burgemeester en schepenen, Gemeentelaan 60, 2381 Ravels.

§4 - Inzameling steunverklaringen

De ondersteuningsverklaringen van ondertekenaars kunnen op papieren lijsten worden ingezameld of via een elektronische (internet)applicatie.

§5 - Behandeling

Binnen de termijn van tien werkdagen wordt het voorstel beantwoord met minstens een ontvangstbevestiging. Het college van burgemeester en schepenen besluit binnen 3 weken of het voorstel voldoet aan de vereisten bepaald in dit reglement.

Indien het voorstel aan de vereisten voldoet, wordt het geagendeerd voor de eerstvolgende gemeenteraadsvergadering die ten minste drie weken plaatsvindt na het besluit van het college van burgemeester en schepenen als bedoeld in voorgaande paragraaf.

De initiatiefnemer, of één van hen indien het meerdere initiatiefnemers betreft, heeft 10 minuten spreektijd tijdens deze gemeenteraadsvergadering om het voorstel toe te lichten. De initiatiefnemer kan zich laten vergezellen door een persoon naar keuze.

Er is gelegenheid voor de raadsleden om aan de initiatiefnemer vragen te stellen. De gemeenteraad neemt, niet later dan twee maanden na de raadsvergadering waarin het voorstel geagendeerd is, een gemotiveerd besluit omtrent het voorstel. De voorzitter van de raad informeert de initiatiefnemers hierover schriftelijk.

Volksraadpleging

§1 - Doel en initiatiefnemer

Via een volksraadpleging kunnen de inwoners hun mening geven over zaken van gemeentelijk belang. De gemeenteraad kan zelf beslissen om een gemeentelijke volksraadpleging te organiseren.

Ook inwoners kunnen een verzoek indienen om een gemeentelijke volksraadpleging te organiseren.

§2 - Reikwijdte

Een volksraadpleging heeft betrekking op aangelegenheden van het gemeentelijk belang.

§3 - Vereisten

Een persoon kan verzoeken om een volksraadpleging als hij aan al de volgende voorwaarden voldoet:

• in het bevolkingsregister van de gemeente ingeschreven of vermeld zijn
• de leeftijd van 16 jaar bereikt hebben
• niet het voorwerp uitmaken van een veroordeling of beslissing die voor een gemeenteraadskiezer de uitsluiting of schorsing van het kiesrecht meebrengt

Artikel 15 §5 van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 is van toepassing op alle categorieën van personen die voldoen aan de voorwaarden, vermeld in paragraaf 1.

Voor niet-Belgische onderdanen en voor Belgische onderdanen die jonger zijn dan 18 jaar wordt de kennisgeving door de parketten van de hoven en rechtbanken gedaan als de veroordeling of de internering, waartegen met geen gewoon rechtsmiddel meer kan worden opgenomen, zou hebben geleid tot uitsluiting van het kiesrecht of opschorting van dat recht als ze ten laste van een gemeenteraadskiezer is uitgesproken. In geval van kennisgeving nadat de lijst van deelnemers is opgemaakt, worden de betrokkenen van die lijst geschrapt.

Het initiatief dat uitgaat van de inwoners van de gemeente moet worden gesteund door tenminste 20% van de inwoners van de gemeente Ravels die 16 jaar of ouder zijn.

§4 - Indiening

Het verzoek wordt ingediend met een formulier dat door het gemeentebestuur op aanvraag ter beschikking wordt gesteld en het wordt, vergezeld van een gemotiveerde nota, met een aangetekende brief gestuurd aan het college van burgemeester en schepenen.

§5 - Behandeling

Binnen de termijn van 10 werkdagen wordt het ingediend verzoek beantwoord met minstens een ontvangstbevestiging. Na de ontvangst van het verzoek onderzoekt het college van burgemeester en schepenen of het verzoekschrift voldoet aan de vereisten die omschreven worden in het decreet lokaal bestuur. Het resultaat van dit onderzoek wordt in een gemotiveerd advies meegedeeld aan de gemeenteraad.

Adviesraden

§1 - Doel

De gemeente organiseert adviesraden die als opdracht hebben om het gemeentebestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren. Volgende adviesraden worden georganiseerd:

• gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (gecoro)
• jeugdraad
• sportraad
• cultuurraad
• seniorenraad
• gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking (gros).

§2 - Werking

Voor elke adviesraad wordt een huishoudelijk reglement opgemaakt waarin ook de afspraken worden opgenomen over de aard en opvolging van adviezen en de logistieke en financiële ondersteuning van de werking.

De gemeenteraad behoudt steeds het recht nieuwe adviesraden in het leven te roepen en/of adviesraden op te heffen als dit niet in strijd is met de andere wetgeving.

Actieve openbaarheid van bestuur

Het bestuur waakt over een objectieve, tijdige en verstaanbare verspreiding van informatie.

Iedereen kan volgende bestuursdocumenten, wanneer ze volledig zijn, raadplegen via de website www.ravels.be:

• alle gemeentelijke reglementen en verordeningen
• de agenda van de raden en de commissies
• de titel en beknopte samenvatting van openbare zittingen van de raden
• de titel en beknopte samenvatting van van het college van burgemeester en het vast bureau
• de openbare onderzoeken.

Passieve openbaarheid van bestuur

Andere bestuursdocumenten dan voorzien in voorgaande paragraaf kunnen ook worden ingezien, na schriftelijke aanvraag. Het bestuur van Ravels volgt hiervoor de regelgeving van het Bestuursdecreet (http://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur).

 §1 – indiening

Een verzoek om openbaarmaking kan op volgende manieren ingediend worden:

• via het formulier op de website www.ravels.be
• per e-mail aan een personeelslid van het lokaal bestuur of aan een van de diensten van het lokaal bestuur
• persoonlijke aanvraag bij een medewerker van de gemeente Ravels
• een schriftelijk verzoek om openbaarmaking per brief.

§2 - Vereisten

Bij de aanvraag moet de aanvrager altijd zijn identiteit bekendmaken: naam, postadres of e-mailadres, eventueel de firma of instelling en zijn hoedanigheid. Er moet duidelijk vermeld worden welk document men wil inzien en waarover het gaat. Indien de vraag niet voldoende duidelijk is, kan de bevoegde instantie de aanvraag weigeren. Ook anonieme aanvragen zullen steeds geweigerd worden.

De aanvrager hoeft geen belang aan te tonen wanneer hij of zij inzage vraagt in een bestuursdocument. Wanneer het gaat om persoonlijke gegevens moet dit natuurlijk wel. Bijvoorbeeld bij een beoordeling of een examendocument.

§3 – Behandeling

De termijn voor behandeling van het openbaarheidsverzoek bedraagt 20 kalenderdagen. Deze termijn kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen, mits motivering.

§4 - Weigering

Als de gemeente of het OCMW een aanvraag weigert, kan tegen deze beslissing beroep aangetekend worden en dit uiterlijk 30 kalenderdagen na het versturen van de beslissing. Tegen deze beslissing kan beroep ingesteld worden bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur. Dit kan per e-mail naar openbaarheid@vlaanderen.be of per brief gericht aan: Departement Kanselarij en Bestuur, Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, Havenlaan 88, bus 20, 1000 Brussel) uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de beslissing.

Andere vormen van participatie

Het gemeentebestuur engageert zich om naar aanleiding van concrete dossiers en noden in (delen van) Ravels, op eigen initiatief een tijdelijk participatieproject op te starten. Bij een participatieproject wordt steeds afgetoetst of er voldoende beleidsruimte is om dit te organiseren.

Het gemeentebestuur staat ook open voor andere vormen van participatie. Het gemeentebestuur is bereid ook met andere bewonersgroepen en verenigingen die zich in hoofdzaak rond participatie profileren, in dialoog te treden, op voorwaarde dat deze groepen of verenigingen kunnen aantonen dat hun draagvlak voldoende breed is. Een participatietraject bestaat uit verschillende stappen waarbij inwoners geïnformeerd en gehoord worden om zo samen tot een optimaal resultaat te komen.

Om de mening te kennen van grote groepen inwoners over specifieke dossiers, kan het college van burgemeester en schepen ook beslissen het instrument van de beleidsenquête selectief te gebruiken.

Klachten

Elke gebruiker van de hulp- en dienstverlening van de gemeente of het OCMW kan een klacht indienen die behandeld zal worden overeenkomstig het klachtenreglement van de gemeente en het OCMW, terug te vinden op de website van Ravels.